Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menyusun Kepala Surat dan Tanggal Surat

Apa itu kepala surat? Kepala surat disebut juga dengan kop surat. Isinya ialah lambang (departemen, universitas, perguruan tinggi, akademi, sekolah dan instansi), nma unit organisasi, alamat, nomot telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor faksimile (jika ada), dan alamat kawat (jika ada). Untuk perusahaan dapat ditambahkan dengan nama cabangnya dan nama bankir.

Jenis, warna, dan besar kecilnya huruf yang digunakan untuk menulis kata-kata pada kepala surat biasanya sudah diatur oleh yang berwenang dengan aturan tertentu. Untuk itu, aturan-aturan semacam itu wajib dipatuhi. Karena kop surat umumnya telah tercetak pada kertas surat dan klisenya juga perlu ada, pembuatannya harus diperkirakan dengan sebaik-baiknya. Salah satu segi yang perlu diperkirakan adalah bahasanya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat diantaranya;

1. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor,  telepon (jika ada) nomor kotak pos (jika ada), nomor faksimile (jika ada), dan alamat kawat (jika ada).
2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada. 
3. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat (jika ada), faksimile, dan telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.
4. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata faksimile, dan kata kotak pos jangan disingkat. Kata jalan misalnya disingkat dengan Jln atau Jl atau Jaln. Kata telepon misalnya jangan disingkat menjadi Telp, atau Tilp, atau Tel dan jangan ditulis telpon atau tilpun atau tilpon. Kata faksimile jangan disingkat menjadi fax, atau faksil, atau faks. Kata kotak pos misalnya jangan disingkat menjadi k. pos.
5. Jangan digunakan bentuk p.o. box atau post office untuk menuliskan kotak pos dan jangan gunakan cable addres untuk menuliskan alamat kawat.
6. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik (.), sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (.) setiap tiga angka.
7. Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnya telepon.

 Berkaitan dengan butir (5), (6), dan (7), muncullah pertanyaan mengapa seperti itu. Berkenaan dengan butir (5), bentuk-bentuk p.o. box atau post office box dan cable addres disarankan untuk tidak digunakan karena bentuk-bentuk itu merupakan kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Berkaitan dengan butir (6), penulisan kata telepon dan kotak pos  tidak diikuti tanda titik dua (:)  karena angka yang mengikutinya bukan rincian. Angka-angka itu (dalam hal ini nomor telepon dan kotak pos) tidak dipisahkan dengan tanda titik setiap tiga angka karena angka-angka itu bukan merupakan jumlah. Barkaitan dengan butir (7) penjelasannya sebagai berikut. sampai saat ini masih banyak ditemukan penulisan alamat dalam kop surat yang belum benar. Contohnya seperti berikut.

1. "Jalan Cendana 9 Telepon : 2515 Yogyakarta
2. "Jalan 1 Dewa Nyoman Oka 34, Telepon 562070, Yogyakarta 55224
3. "Jalan Wardani No. 2 Telp. 5395 Yogyakarta 55224 

Berdasarkan konvensi, unsur alamat adalah (1) nama jalan, (2) nomor bangunan, (3) nama kota, dan (4) kode pos. Oleh sebab itu, sarana telepon  sesungguhnya tidak termasuk kedalam unsur alamat. Misalnya ada pertanyaan, Alamatnya itu dimana? Jawaban dari pertanyaan itu adalah bahwa alamat saya di jalan 1 Dewa Nyoman Oka 36, Yogyakarta 55224, misalnya. Jika sebuah kantor mempunyai sarana telepon, nomor telepon ditulis di belakang nomor kode pos dan dengan kode itu dipisahkan dengan tanda koma. Jadi, Perbaikan ketiga contoh  penulisan alamat pada kop surat diatas yaitu sebagai berikut.

1. Jalan Cendana 9, Yogyakarta 55166, Telepon 2515
2. Jalan 1 Dewa Nyoman Oka 34, Yogyakarta 55224, Telepon 562070
3. Jalan Wardani 2, Yogyakarta 55224, Telepon 5359

Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan (khusus tanggal surat dan nomor surat) dipisahkan dengan garis horizontal. Garis itu berfungsi sebagai pangkal pijakan penghitungan spasi sewaktu pengetikan surat. Contoh-contoh kop surat itu sebagai berikut.

Contoh dua kop surat diatas itu sudah baik karena tata tulisannya sudah benar. Seperti pada contoh, alamat instansi dan sarana telepon dapat ditulis degan huruf kapital. Huruf kapital yang digunakan untuk menuliskan alamat pada kop surat harus berukuran kecil.

Penulisan alamat pada kepala surat tidak selalu sudah benar. Seperti contoh tersebut diatas. Sampai saat ini masih banyak ditemukan penulisan alamat pada kepala surat yang belum benar. Contohnya tersaji dibawah ini.
(1).

(2)

(3)

Kata jalan pada contoh (1) jangan disingkat Jl, tetapi harus ditulis lengkap yaitu jalan. Singkatan kata nomor, yaitu No. tidak perlu ditulis karena hal itu merupakan mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut banguna yang ada di jalan itu. Penulisan nama kota Rembang tidak perlu diapit tanda hubung . Nomor urut bangunan dan nama kota Rembang dipisahkan dengan tanda koma.

Kata nomor pada contoh (2) tidak perlu ditulis karena merupakan mubazir. Penulisan nomor bangunan dan nama kota dipisahkan dengan tanda koma. Penulisan angka kode pos diikuti tanda koma untuk memisahkannya dengan kata telepon. Kata telepon tidak diikuti tanda titik dua (:).

Kata jalan pada contoh (3) jangan disingkat Jl., tetapi ditulis lengkap yaitu jalan. Penulisan nomor bangunan diikuti tanda koma. Nama kota, yaitu Yogyakarta diikuti kode pos. kata nomor yang disingkat no. tidak ditulis. Tanda titik dua (:) di depan nomor telepon juga tidak perlu ditulis. Perbaikan ketiga kop surat itu sebagai berikut.
(1)

(2)

(3)

Tanggal Surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

1. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan bagian surat lainnya.
2. Kata tanggal tidak perlu ditulis.
3. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat.
4. Angka tahun ditulis lengkap. Bilamana surat dibuat pola tanggal lima belas Maret tahun seribu sembilan ratus sembilan puluh tujuh, tanggal surat ditulis 15 Maret 1997. Mengapa angka tahun harus ditulis lengkap? Jawaban pertanyaan itu ialah bahwa nanti akan ada tahun 2097. Agar anak cucu kita mengetahui bahwa surat itu dibuat pada tahun 1997 bukan tahun 2097, jadi angka tahun harus ditulis lengkap.
5. Nama bulan ditulis dengan huruf. nama bulan yang ada adalah Januari, Februari, Maret, April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober, Nofember, dan Desember. Berdasarkan konvensi, itulah nama-nama bulan. Penulisannya harus cermat terutama untuk nama bulan Februari dan November. Untuk kedua nama bulan itu jangan digunakan nama Pebruari dan Nopember karena kedua kata itu bukan bentuk baku. Mengapa sampai ada kata Februari dan Pebruari serta November dan Nopember? ceritanya seperti berikut. Kita mengetahui bahwa  para nenek dan kakek kita umumnya belum berpendidikan tinggi. Oleh sebab itu, mereka belum dapat mengucapkan bunyi-bunyi (fonem) yang mereka anggap masih bunyi asing, yaitu /f/ dan /v/. Kedua bunyi itu mereka ganti dengan bunyi miliknya, yaitu /p/. Karena kita sudah terpelajar dan bunyi /f/ dan /v/ milik kita, kedua bunyi itu harus kita gunakan. Artinya, kita tidak perlu mengganti kedua bunyi itu seperti nenekdan kakek kita.
6. Penulisan nama bulan jangan disingkat. Penulisan bulan Januari menjadi jan. Juni menjadi Jun. merupakan hal yang salah. Penyingkatan seperti itu tidak boleh dikembangkan penggunaannya.
7. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
8. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
9. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.
10. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital.

Contoh-contohnya seperti tersaji dibawah ini.

• 18 Maret 1997
• 10 Juli 1997
• 22 november 1997

Sampai saat ini masih ditemukan penulisan bagian tanggal surat yang salah. Contoh-contohnya seperti berikut.

• *Tanggal 18 Maret 1984.
• *10 Juli '89
• *17-05-1990
• *18 A g u s t u s 1997